MENGOLAH DOKUMEN PENGOLAH KATA UNTUK MENGHASILKAN INFORMASI

MAKALAH KELOMPOK TIK

MENGOLAH DOKUMEN PENGOLAH KATA UNTUK MENGHASILKAN INFORMASI

DosenPengampu :AndiAinunnajibFikri, S. T.

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..........            ……………………………………………………………..…i

DAFTAR  ISI …………………………………………………………………………..……ii

BAB I PENDAHULUAN

A.    LatarBelakang.............................................................................................................. 1

B.     RumusanMasalah......................................................................................................... 1

C.     Tujuan........................................................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN

1.      Menempatkan Obyek pada dokumen di MS Word..................................................... 2

A.    Menyisipkan Clip Art............................................................................................2

B.     Menyisipkan Gambar............................................................................................ 3

C.     Menyisipkan Shapes.............................................................................................. 5

D.    Menyisipkan Word Art......................................................................................... 5

2.      Menempatkan Footnote dan Endnote dan Komentar.................................................. 5

A.  Bagian-Bagian Footnote atauEndnoteterdiridari...............................................6

B.  Menyisipkan Footnote dan Endnote..................................................................... 6

C.  Cara Mengatur Format Angka Footnote dan Endnote......................................... 7

D.  MengaturPenomoran Footnote dan Endnote DimulaidenganAngka 1 Pada

SetiapHalamanatau Section................................................................................... 7

E.   MembuatKeteranganuntuk Footnote dan Endnote yang Panjang........................ 7

F.   Mengubah Footnote Menjadi Endnote danSebaliknya......................................... 8

G.  Cara MengubahSeluruh Footnote Menjadi Endnote danSebaliknya.................... 8

H.  mengeditgaris, misalnyapada Footnote, cobalakukancaraberikut......................... 9

I.     Menghapus Footnote dan Endnote....................................................................... 9

3.      Menempatkan Komentar.............................................................................................. 9

4.      Mengelola Tabel........................................................................................................... 10

A.      Membuat Tabel................................................................................................... 10

B.       Menambah & Mengurangi Tabel......................................................................... 11

C.       Mengatur Size Tabel........................................................................................... 11

D.      Menggabungkan Kolom atau Baris menggunakan Merge cells.......................... 12

5.      Membuat Kartu Ujian dengan Mail Merge.................................................................. 12

BAB III PENUTUP

6.      Kesimpulan................................................................................................................... 15

DAFTAR PUSTAKA            ………………………………………………………………………..16

KATA PENGANTAR

Kami panjatkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga kami dapat menyusun makalah Mengolah dokumen pengolah kata untuk

menghasilkan informasi sebagai pemenuhan tugas mata kuliah Tekhnologi informasi dan komunikasi.

Banyak sekali hambatan dalam penyusunan makalah ini baik itu masalah waktu, sarana, dan lain-lain. Oleh sebab itu, selesainya makalah ini bukan semata-mata karena kemampuan kami saja, banyak pihak yang mendukung dan membantu kami. Dalam kesempatan ini kami selaku penyusun makalah mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang memberi kontribusi baik langsung maupun tidak langsung dalam pembuatan makalah ini.

Kami berharap makalah ini nantinya dapat berguna bagi para pembaca. Apabila ada kesalahan dan kekurangan dalam penyusunan makalah, kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar dapat lebih baik lagi.

Ciamis , Oktober 2015

Tim Penyusun.

PNDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Microsoft Office Word ini adalah program perangkat pengolah kata (word processor) andalan yang dikeluarkan oleh  perusahaan Microsoft. Perangkat lunak pengolah kata ini pertama kali diterbitkan pada tahun 1983.

MS Word di pergunakan untuk membantu pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Namun, adakalanya kita lupa memanfaatkan berbagai fasilitas yang ada dalam MS Word,padahal dengan memanfaatkan fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan dokumen. 

B.     Rumusan Masalah

                                 1.         Bagaimana cara menempatkan Obyek pada dokumen di MS Word?

                                 2.         Bagaimana cara Menempatkan Footnote,endnote dan Komentar ?

                                 3.         Bagaimana caraMengelola Tabel?

                                 4.         Bagaimana cara Membuat Kartu Nama dengan Mail Merge?

C.     Tujuan

                                 1.         Mengetahui cara menempatkan Obyek pada dokumen di MS Word

                                 2.         Mengetahui cara Menempatkan Footnote,endnote dan Komentar

                                 3.         Mengetahui cara Mengelola Tabel

                                 4.         Mengetahui cara Membuat Kartu Nama dengan Mail Merge

BAB II
PEMBAHASAN

1.             Menempatkan Obyek pada dokumen di MS Word

Untuk Pengguna MS Word dalam membuat sebuah dokumen perlu adanya sebuah Ilustrasi baik itu Gambar, Page Number, Tabel, Grafik dan lain-lain. Sering kita temui di Beberapa Dokumen seperti Proposal atau yang lain nya. Namun Tak sedikit dari Pengguna MS Word yang tidak bisa bahkan tidak mengetahui bagaimana menempatkan sebuah Obyek pada Lembar dokumen. Selain Memperindah Dokumen, memasukan Obyek pun mempunyai fungsi lain yaitu untuk memperjelas maksud dan tujuan sebuah Dokumen.

A.    Menyisipkan Clip Art

            Dalam MSWord, gambar juga dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan dapat berupa file gambar atau kumpulan gambar (clip art) yang telah disediakan program MS Word.

·         klik menu Insert 

·         Clip Art. 

·         Pada bagian Search for di Task Pane, ketikkan kata petunjuk yang berkaitan dengan gambar, contohnya animals. Maka akan didapat hasil gambar seperti pada contoh di bawah ini:

 

A.    Menyisipkan Gambar

            Untuk menyisipkan gambar atau foto pada microsoft word 2007, klik Insert Kemudian Klik ikon Picture. Kemudian, pilih gambar atau foto yang diinginkan.Format picture yang dapat disisipkan adalah sebagai berikut.

• Windows EnhancedMetafile (ekstensi emf);
• Windows Metafile (ekstensi wmf);
• JPEG File Interchange Format (ekstensi jpg, jpeg, jfif, jpe);
• Portable Network Graphics (ekstensi png);
• Jenis ekstensi gambar umum lainnya, seperti bmp, dib, rle, bmz, gif, gfa, emz, wmz, pcz, tiff, cgm, eps, pct, pict, wpg.

Jika gambar sudah berada dalam dokumen dan posisi kursor berada pada gambar tersebut maka pada Ribbon akan ditampilkan menu dan ikon yang terkait dengan pengelolaan gambar, yaitu tab Format. Ini adalah menu konstektual, Picture Tools.

Kamu dapat melakukan penyisipan gambar dengan menggunakan perintah dan ikon yang terdapat dalam tab Format dari Picture Tools. Contohnya, seperti berikut.

1.      Mengatur kecermerlangan (brightness) dan kontras gambar. Brightness adalah pengaturan banyaknya unsur warna putih, sedangkan kontras adalah pengaturan intensitas setiap warna. Contoh: 

1.      Mengatur dengan susunan/pola warna (color scheme) melalui ikon Recolor.

2.      Bereksperimen dengan Picture Styles, seperti Picture Shape dan Picture Border. Contoh:

 

• Gambar kiri: Recolor dan Picture Styles 
• Gambar kanan: Picture Shape

Mengatur posisi gambar di tengah teks pada dokumen.

1.      Bereksperimenlah dengan Picture Effects dan 3D options. Contoh hasilnya sebagai berikut:

2.      Mengatur ukuran gambar dan melakukan cropping. Contoh hasil Cropping adalah seperti berikut.

3.      Merotasi gambar dan Flip horizontal atau vertical.

• Isiuntukketerangan footnote/endnote yang terletak di akhirhalamanataudokumen/section.

B.     Menyisipkan Word Art

Untuk menyisipkan Word Art, klik Insert kemudian Klik ikon Word Art pada grup Text di tab Insert. Kemudian, pilih Word Art Style yang diinginkan. Pada layar komputer akan muncul Edit Word Art Text. Ketikkan teks disini, lalu klik OK.

            Seperti halnya saat memanipulasi Tabel, Picture, Clip Art, maupun Shapes dengan menu kontekstual, Word Art juga mempunyai menu kontekstual, yaitu Word Art Tools. Untuk menampilkan menu tersebut, caranya adalah dengan melakukan klik ganda pada Word Art yang sudah ada pada dokumen. Pada Ribbon akan tampil menu dan ikon yang terkait dengan pengelolaan Word Art yaitu tab Format.

1.      Menempatkan Footnote dan Endnote dan Komentar

            Footnote (catatan kaki) danEndnote (catatanakhir) digunakanuntukmemberi penjelasan, komentartambahan yang lebihmendetilataureferensiuntukinformasitertentu yang adadalamdokumen.

A.      Bagian-Bagian Footnote atau Endnote terdiridari:

• Tanda (dalambentuk superscript) yang terletakdalamdokumen. Tandabiasberupaangka, simbol, atauhuruf.

A.    Menyisipkan Shapes

            Untuk menyisipkan atau membuat Shapes, klik ikon Shapes pada grup Illustrations di tab Insert. Kemudian, pilih Shapes yang diinginkan. Seperti halnya saat memanipulasi Picture, Shapes juga mempunyai menu kontekstual, yaitu Drawing Tools. Untuk memunculkan menu tersebut, caranya adalah dengan melakukan klik ganda pada Shapes yang sudah berada pada dokumen. Setelah itu, Ribbon akan menampilkan menu dan ikon yang terkait dengan pengelolaan drawing, yaitu tab Format.Ini merupakan menu kontekstualDrawing Tools.

B.     Menyisipkan Footnote dan Endnote

·         Klikpadabagian yang ingindisisipkantanda footnote/endnote.

·         PadaReferencestab, Footnotes group, klikInsert Footnote (untukmembuatcatatan kaki) atauInsert Endnote (untukmembuatcatatanakhir).

·         Sekarangkursorakanberpindahpadabagianuntukmengetikisi footnote/endnote.
Catatan: Secara default, MS Word akanmenempatkanisi Footnote di akhirhalamansedangkanisi Endnote di akhirdokumen.

Padadaftar note pane, klikFootnote Continuation Notice (untukmembuatketerangan di catatan kaki) atauEndnote Continuation Notice (untukmembuatketerangan di catatanakhir). Kemudianketikteksuntukketerangan, misalnya…bersambungkehalamanberikutnya. Beri format yang diinginkan, missalnyamenggantitipe font ataumembuatcetak miring. KembalikePrint Layoutdanperhatikan di baristerakhir footnote/endnote sudahmunculketerangan yang diketiktadi. Untukmengeditketerangan yang dibuat, ulangilangkah 1-4 danbuatperubahan yang diinginkan.

·         Untukmerubah format footnote/endnote, kliktandaDialog Box Launcher () padaFootnotes.

·         Padakotak dialog Footnote and Endnote, bagianFormat, pilih format angka yang diinginkan. Bilainginmenggunakansimbol, kliktombolSymbol.

·         KlikApplyuntukmengganti format.

·         Selanjutnya di sampingangkaatausimbol, ketikisi footnote/endnote.

·         Untukmenambah footnote/endnote lain dengannomorberurutan, klikpadabagiandokumen yang akandiberitanda footnote/endnote dantekan:

·         CTRL+ALT+Funtuk footnote.

·         CTRL+ALT+Duntuk endnote.

B.     Cara Mengatur Format Angka Footnote dan Endnote

            Kadang-kadangsetelahmembuat footnote/endnote, kitamungkininginmengubah format angkanya.Gunakancaraberikutiniuntukmengubah format footnote/endnote secarasekaligusdalamdokumenatausection.

1. Klikpada section yang akandiubah format footnote/endnote. Biladokumentidakmemiliki section, insertion point biasditempatkan di manasajadalamdokumen.
2. PadaReferences tab, klikFootnote &EndnoteDialog Box Launcher () untukmembukakotak dialog.
3. KlikFootnotes atauEndnotes.
4. PadakotakNumber format, pilih format yang diinginkan. Bilainginmenggunakansimbol, kliktombolSymbol.
5. KlikApply.

C.    MengaturPenomoran Footnote dan Endnote DimulaidenganAngka 1 PadaSetiapHalamanatau Section.

1. PadaReferences tab, klikFootnote &EndnoteDialog Box Launcher () untukmembukakotak dialog.
2. PadakotakStartat, klikangka 1.
3. PadakotakNumbering, pilih:
• Restart each section, footnote/endnote dimulaidenganangka 1 padasetiap section.
• Restart each page, footnote/endnote dimulaidenganangka 1 padasetiaphalaman.

KlikApply

 

B.     MembuatKeteranganuntuk Footnote dan Endnote yang Panjang

            Bila footnote/endnote terlalupanjang, makaakandisambungpadahalamanberikutnya. Untukitukitabisamembuatketerangan agar pembacatahubahwa footnote/endnote inibersambungkehalamanberikutnya.

PilihDraft view.

 

1. PadaReferences tab, Footnotes group, klikShow Notes.
2. Jikadokumenmemiliki footnote danjuga endnote, akanmunculsebuahkotak dialog. PilihView footnote area (untukmelihatcatatan kaki) atauView endnote area (untukmelihatcatatanakhir), dankemudianklikOK.

Padadaftar note pane, klikFootnote Continuation Notice (untukmembuatketerangan di catatan kaki) atauEndnote Continuation Notice (untukmembuatketerangan di catatanakhir).

1. Kemudianketikteksuntukketerangan, misalnya…bersambungkehalamanberikutnya.
2. Beri format yang diinginkan, missalnyamenggantitipe font ataumembuatcetak miring.
3. KembalikePrint Layoutdanperhatikan di baristerakhir footnote/endnote sudahmunculketerangan yang diketiktadi.
4. Untukmengeditketerangan yang dibuat, ulangilangkah 1-4 danbuatperubahan yang diinginkan.

B.     Mengubah Footnote Menjadi Endnote danSebaliknya

1. MengubahSebuah Footnote Menjadi Endnote danSebaliknya

·         Klikkananpadaisi footnote/endnote yang akandiubahdanpilihConvert to FootnoteatauConvert to Endnote.

2. MengubahBeberapa Footnote Menjadi Endnote danSebaliknya
   Catatan: Cara iniuntukmerubahbeberapa footnote/endnote yang letaknyaberurutan.

1.      PilihDraft view.

2.      PadaReferences tab, Footnotes group, klikShow Notes.

3.      Jikadokumenmemiliki footnote dan endnote, akanmunculsebuahpesan. PilihView footnote areaatauView endnote area, dankemudianklikOK.

4.      Pada note pane, pilihbeberapa footnote/endnote yang akandiubah (klik footnote/endnote pertamadangeser mouse untukmemilih footnote/endnote yang lain).

5.      KlikkanandanpilihConvert to FootnoteatauConvert to Endnote.

B.     Cara MengubahSeluruh Footnote Menjadi Endnote danSebaliknya

1.      PadaReferences tab, klikFootnote &EndnoteDialog Box Launcher () untukmembukakotak dialog.

2.      KlikConvert.

3.      Klikpilihan yang diinginkandanklikOK.

4.      KlikClose.

C.       Mengeditgaris, misalnyapada Footnote

1.    Di Word 2007, pilih Draft View.

2.      Di References tab, bagian Footnotes, klik Show Notes danpilih View Footnote area, kemudianklik OK.

3.      Padadaftar di Footnote pane, pilih Footnote Separator untukmemodifikasigaris footnote.

D.       Menghapus Footnote dan Endnote

1.      Pilihtanda footnote/endnote dalamdokumen yang akandihapus.

2.      TekantombolDELETE.

3.      Menempatkan Komentar

            Ketika kita membaca suatu file Microsoft Word terkadang kita merasa perlu menambahkan catatan atau memberi komentar pada kata atau kalimat tertentu di file tersebut, tetapi tanpa merubah isi dari file itu sendiri. Misalnya kita menerima materi berupa file Microsoft Word hendak menambahkan catatan tanpa merubah isi materi tersebut. Contoh lainnya ketika kita diminta mengoreksi file karya ilmiah milik teman dan kita harus memberikan komentar pada tulisan tersebut.Untuk menambahkan catatan atau memberi komentar pada Microsoft Word kita bisa menggunakan fitur “Comments” yang tersedia di Microsoft Word. Fitur ini terletak di barisan menu “Review”.Setelah selesai membuat atau mengetik dokumen word anda, silahkan klik office button, seperti gambar berikut

 

Langkah untuk menambahkan catatan atau memberi komentar pada Microsoft Word  adalah sebagai berikut :

1. Pilih atau blok kata/kalimat yang akan diberi komentar (catatan)
2. Setelah itu klik menu Renew
3. Pilih “New Comment”
4. Lalu ketikkan catatan atau komentar yang ingin diberikan
5. Setelah selesai silahkan simpan file tersebut

            Ketika Anda membaca dan menanggapi komentar, Anda pasti ingin melihat semua komentar tersebut. Tapi ketika Anda membaca dokumen untuk tujuan lain, baris dan Comment Balloon bisa menjadi sangat mengganggu. Word 2013 memiliki view Simple Markup baru yang bisa menyembunyikan gangguan tersebut dan hanya menampilkan icon pada Margin untuk mengindikasikan adanya komentar pada dokumen.Untuk menampakkan atau pun menyembunyikan komentar silahkan pilih show Markup lalu klik Comments

1.         Mengelola Tabel

A.    Membuat Tabel

            Jika ingin membuat tabel juga jumlah baris dan kolom yang banyak. kotak-kotak tabelnya tidak perlu diklik, diganti dengan klik tombol Insert Table..

Nanti akan muncul jendela insert table seperti gambar di bawah ini.  Number of columns untuk menentukan jumlah kolom, sedangkan number of row untuk menentukan jumlah baris.  

            Untuk mengecilkan dan membesarkan lebar kolom pada table sangat mudah, yaitu dengan mengarahkan mouse pinter pada garis vertikal yang akan digeser, saat mouse pinter berubah menjadi tadi panah kanan kiri  klik dan tahan mouse, kemudian geser ke arah kanan atau ke kiri sesuai dengan yang dibutuhkan

A.      Menambah atau mengurangi Tabel

Menambah Tabel Bisa menggunakan Row & Columns

B.       Mengatur Size Tabel

A.    Menggabungkan Kolom atau Baris menggunakan Merge cells

1.      Blok pada kolom atau Garis yang ingin kamu gabungkan.

2.      Kemudian Klik Layout dan Klik Merge Cell

1.      Hasil nya.

5.Membuat Kartu Ujian dengan Mail Merge

            Menmbuat Kartu Ujian dengan Mail Merge memudah kan Untuk menyusun nama dan Nomor tanpa harus kembali mengetik sehingga Nama dan Nomor itu beruntut tersusun Rapi.

Langkah-langkah nya:

1.      Buka MS. Word dan buat teks Box dengan Kriteria Nama, Alamat dan Kelas. Atau bisa dengan format Lain. Buat lah sebanyak data yang di Butuh kan.

1.      Buka Excel dan Buatlah tabel dengan Judul yang sama dengan Yang di buat di MS Word. Sesuaikan tabel yang berada di Excel sama dengan yang ada di Word. Jika di Word Ada 4 Kolom, Maka Di Excel Harus Empat Kolom.

3.      Simpan data Excel, Jikalau Bisa menggunakan Format CSV, Jika telah Tersimpan Buka MS Word Klik Mailings Kemudian Slect Recipients kemudi Use Exciting List Filih data Excel yag telah di Save tadi

4.     Isi dengan Nama Alamat yang akan di Isi.

5.    Kemudian simpan Tiap-tiap nama ke Kotak yang berada di MS Word dengan Klik Insert Merge Kemudian Field

6.     Setelah selesai Klik Finish & Merge dan Klik Edit Individual

 

BAB III

PENUTUP

6.      Kesimpulan

Ø  langkah-langkah  memasukan Obyek :

1. Langkah yang pertama Klik Insert.
2. Kemudian Pilih Objek apa yang adakn di masukan di menu Illustration, Text atau Symbols

Ø  Langkah-langkah Memasukan FootNote dan Endnote.

1.             Buka References

2.             Pilih Insert Footnote.

3.             Untuk Endnote Pilih Insert EndNote.

Ø  Memasukan Tabel :

a.              Pilih Insert

b.             Kemudian Klik Table

c.              Pilih Insert tabel untuk memilih Kolom

Ø  Membuat Kartu Ujian dengan Mail Merge

a.              Buka MS. Word dan buat teks Box dengan Kriteria Nama, Alamat dan Kelas. Atau bisa dengan format Lain. Buat lah sebanyak data yang di Butuh kan.

b.              Buka Excel dan Buatlah tabel dengan Judul yang sama dengan Yang di buat di MS Word. Sesuaikan tabel yang berada di Excel sama dengan yang ada di Word. Jika di Word Ada 4 Kolom, Maka Di Excel Harus Empat Kolom.

c.              Isi dengan Nama Alamat yang akan di Isi

d.             Simpan data Excel, Jikalau Bisa menggunakan Format CSV, Jika telah Tersimpan Buka MS Word Klik Mailings Kemudian Slect Recipients kemudi Use Exciting List Filih data Excel yag telah di Save tadi

e.              Kemudian simpan Tiap-tiap nama ke Kotak yang berada di MS Word dengan Klik Insert Merge Kemudian Field